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Informe sobre el taller de mejora de los sistemas de seguimiento y evaluación en la Región Andina

Las funciones de seguimiento y evaluación de proyectos de desarrollo rural son fundamentales para la gestión del proyecto, el monitoreo de los resultados de las actividades y la efectiva evaluación de los impactos del proyecto. Históricamente, a pesar de que todos los proyectos incluyen una componente de S&E, ella no recibió atención adecuada ni por parte de los organismos ejecutores, ni por los equipos de los proyectos. El FIDA, por su parte, no fue bastante presente en apoyar la creación y la implementación de estos sistemas de manera adecuada.

Los sistemas de seguimiento y evaluación tienen también un vínculo imprescindible con la gestión del conocimiento que se genera a partir del trabajo del proyecto en las comunidades. ¿Quién mejor que el equipo del proyecto, a contacto diario con las comunidades que está apoyando, puede identificar buenas (y malas) prácticas y cómo se traduce en el territorio el apoyo del proyecto?

El sistema de seguimiento y evaluación que incorpora la gestión de conocimientos en su centro (S&E+) es un sistema que requiere la contribución de todos los actores involucrados, a partir del Director del Programa hasta los participantes, pasando por los responsables de componentes, los técnicos, los organismos asociados y bajo la coordinación y la visión del responsable de S&E+.

El Taller de Fortalecimiento de los Sistemas de Seguimiento y Evaluación y de Gestión de Conocimiento en Programas de Inversión Pública Rural tenía como objetivos la puesta en común de las experiencias de los proyectos participantes, la identificación de las dificultades que se encuentran en las diferentes fases de diseño y de implementación del sistema S&E, y la búsqueda de soluciones y acciones concretas para mejorarles.

El S&E en la región sub-Andina

En la región sub-Andina se encuentran siete proyectos financiados por el FIDA en fase de ejecución con distintos niveles de implementación. Las distintas realidades de cada país, la existencia o no de proyectos anteriores que puedan compartir su experiencia en creación de sistemas S&E resulta en una gran disparidad de niveles de integración y de complejidad de estos sistemas al interno de los proyectos.

El taller de fortalecimiento se armó alrededor de los resultados de una encuesta sobre los sistemas de S&E de los ocho proyectos siguientes (de los cuales uno no está en la cartera del FIDA):

En Bolivia: Accesos, Plan Vida y el Programa Fortalecimiento de Complejos Productivos de Granos Andinos y Frutos Amazónicos en Comercialización y Transformación para mejorar los Ingresos de los Pequeños Productores

En Colombia: TOP

En Ecuador: Buen Vivir

En Perú: Sierra y Selva Alta

En Venezuela: PROSALAFA y PROSANESU

Los resultados de la encuesta (anexo 1) reflejan la diversidad de los contextos en los cuales se aplican los proyectos y programas, por lo tanto, los niveles de eficacia de los sistemas o las dificultades de cada proyecto es muy variado. Las mayores dificultades que se pueden destacar tienen que ver con:

  1. el diseño del sistema mismo y su integración a la función de gestión de proyecto
  2. el vínculo entre los indicadores del proyecto y el marco lógico
  3. la contratación del estudio de base y, de consecuencia, la evaluación de impacto
  4. el registro de los datos (cantidad de datos, calidad de la información, capacitad de los involucrados en registrar datos relevantes, digitalización y validación)
  5. el procesamiento y el análisis de los datos
  6. la falta de vínculos entre el sistema del proyecto y los sistemas de los organismos ejecutorios
  7. La cantidad y diversidad de reportes que cada proyecto tiene que producir

Además, no se evidencia como el sistema de S&E contribuye efectivamente a la gestión del proyecto ni cómo se utiliza para generar aprendizajes.

Propuestas de mejoras de los sistemas

El trabajo en grupo del taller se enfocó en ocho temas distintos (ver detalles en el programa del taller en anexo 2) con el objetivo de encontrar soluciones concretas a las dificultades identificadas durante las encuestas.

Las propuestas que surgieron de las discusiones se reparten en temas relacionados con la metodología y herramientas de recolección de datos, la planificación de los sistemas y de los recursos, las condiciones de puesta en marcha del sistema de S&E, estudio de base y evaluación de impacto, flujo de información y sistemas participativos, análisis de datos, gestión del conocimiento y comunicación.

De manera general, las discusiones destacaron la necesidad de mejorar el diseño del sistema de seguimiento y evaluación desde el principio, vinculándolo al marco lógico del proyecto y adaptándolo al contexto específico de la región y de las comunidades participantes. Otro punto importante fue la necesidad de crear sinergias con los sistemas existentes a nivel nacional y en los entes ejecutores, y capacitar todos los actores involucrados, desde la unidad de gestión del proyecto hasta los técnicos de campo y las organizaciones de base. Una propuesta que surgió fue que los profesionales nacionales participen más en el diseño de los proyectos mismos. Siendo una herramienta de gestión de proyectos, se propone que las tareas relacionadas con seguimiento y evaluación (que incluye recolección de datos, análisis, generación de aprendizajes y la toma de decisiones resultante de los resultados de este proceso) sean, formalmente, una función transversal de todos quienes trabajan y participan en el proyecto, con tiempos y recursos asignados para poder cumplir adecuadamente con las exigencias que requiere esta función. En fin, se subrayó la importancia de que los proyectos creen estrategias de comunicación, acompañadas de recursos humanos y financieros, para difundir los aprendizajes más relevantes, comunicar los logros del proyecto y resaltar los elementos que puedan ser importantes para contribuir al diálogo político sobre desarrollo rural.

Conclusión

El sistema de S&E+ (seguimiento, evaluación, gestión del conocimiento y comunicación) es la base de toda la información generada por un proyecto por que permite obtener información y datos para una toma de decisiones que tiene en cuenta la realidad de la implementación de las actividades, con sus éxitos y sus desafíos. Es una función transversal que involucra a todos: desde los entes ejecutores hasta los participantes de las comunidades del territorio.

Un sistema funcional permite proporcionar información a los gobiernos para que puedan elaborar políticas de desarrollo rural apropiadas a las realidades locales; a los expertos en desarrollo para que actualicen sus conocimientos sobre los que funciona y lo que no funciona; a los demás proyectos para que puedan aprender de la experiencia directa de un proyecto en ejecución y; a los donadores, como el FIDA, para que pueda, a nivel internacional, demonstrar la validez de sus inversiones y mejorar sus operaciones y estrategias.

En fin, la participación de las comunidades a estos sistemas de S&G es invaluable para que se pueda tomar en cuenta el conocimiento local y ancestral del territorio y para fortalecer la voz de las comunidades pobres en el diseño de programas de desarrollo rural.

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